aug 16, 2019
Det blir lite butikk uten et kassasystem som funker – det er er tross alt hjertet i butikken. Dagens POS-marked er stort, og teknologien utvikler seg raskt, så hvordan gjøre utvelgelsesprosessen enklere?
Vi har satt sammen en liten sjekkliste til deg på utkikk etter ny kasseleverandør.
Hva slags kasse passer deg?
I 2019 velger kasseleverandører ofte å spesialisere seg mer eller mindre på én bransje om gangen. Det kommer av at kassefunksjoner utviklet for klesbutikker er ganske annerledes enn de som er bedre egnet for restaurantbransjen.
Fordelene er at det blir lettere å finne et kassesystem som er bedre egnet for din type butikkdrift. Driver du en liten nisjebutikk med kun et par utvalgte varer, behøver du ikke velge en avansert, vanskelig eller dyr kasseløsning. Det samme gjelder forretninger som nettopp har kommet i gang, eller er i en vekstfase.
I motsetning til de gamle, manuelle kassaapparatene, kan et riktig data-kassesystem faktisk gjøre butikkhverdagen din litt enklere. Det blir som en ekstraansatt som sørger for å holde orden i alt papirarbeidet.
Sjekk at:
- Systemet du velger kan integreres mot regnskapsprogrammet du bruker, så vil informasjon sendes automatisk og direkte til regnskapsføreren din
- Kassesystemet gir en fullstendig oversikt over varelager samt tilgjengeliggjør vareinformasjon direkte på kasseskjermen. Da trenger du ikke gå noe sted når kunden spør om du har mer på lager
- Det er brukervennlig og lett og lære – noe som sparer både tid, penger og energi for alle ansatte involvert i butikkdriften
Hva er dine kasse-«must haves»? Hvilke egenskaper MÅ butikken ha for å kunne gå rundt?
Det kan du finne ut via noen overordnede spørsmål som:
- Driver du en stor, eller liten butikk?
- Hvor mange varer, og hvor stort antall av hver vare fører dere?
- Hvor stor omsetning har dere i året?
- Hva slags integrasjoner (f.eks. regnskap) ønsker dere å ta i bruk?
- Hvor mye har dere råd til å legge ut for et kassesystem for øyeblikket? Hva blir totalkostnaden hos leverandøren når lisens, utstyr, innløseravtale, maskinvare etc. er på plass?
I tillegg er det lurt å velge noen med en swap-avtale i tilfelle utstyret svikter.
Husk produkterklæring!
Alle bedrifter med en produktomsetning på over 280.000kr i året og driver kontantsalg, må være godkjent. Sjekk at kasselevandøren har «lovlydig» data-kassesystem som kommer med en produkterklæring.
Hvis ikke, kan det brått bli dyrt med tanke på bøter. Den nye kasseloven tredde i kraft 1.januar 2019, så om du ikke allerede har fikset et data-kassesystem som oppfyller de overnevnte punktene, bør du gjøre det nå!
Ifølge den nye kassasystemloven, skal alle kassasystemer ha følgende ting på plass for å bli godkjent:
- Det skal være i stand til å registrere vekselkasse
- Være i stand til å registrere med ulike typer betalingsmidler
- Kassasystemet skal ha klokke som er stilt til norsk normaltid, og justeres for sommertid
- Kassasystemet skal skille mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og i elektronisk journal
- Det skal være tilrettelagt for at all kontinuerlig bruk (bl.a. betalingsmidler) blir registrert særskilt for hver virksomhet, dersom systemet brukes av flere ulike bokføringspliktige.
Med andre ord: Det finnes mange lover og regler et kassesystem skal følge for å bli godkjent. Derfor må du spørre leverandøren om kassasystemet kommer med en produkterklæring slik at bedriften din slipper sure bøter.
Jo flere leverandører du har, jo mer stress blir det
Se for deg at du står midt i et salg med en kunde og systemet svikter uten at du forstår hvorfor. Du prøver å ringe support, men på grunn av at du har én leverandør for maskinvare og en leverandør for POS-system, tar det lang tid å lokalisere kilden til problemet. Til slutt gidder ikke kunden å vente lenger, og går videre til en annen butikk.
Ingenting er verre enn et kassesystem som svikter deg midt i et salg. Ingenting, bortsett fra et support-system som svikter når det brenner som verst.
For å unngå overnevnte scenario, bør du dobbeltsjekke følgende punkter:
- Kan kasseleverandøren tilby maskinvare også, eller har de kun POS software, slik at du må leie, eller kjøpe maskinvare fra en annen leverandør ved siden av?
- Har systemet god skalering mot nettbutikk som gjør overgangen til nettbutikk kjapt og enkel?
De fleste skybaserte kasseløsninger kan sømløst håndtere både fysiske butikker og nettbutikker, men ikke alle leverandører gir deg alt du trenger av maskinvare også.
Det mest ideelle er å bruke en totalleverandør som kan tilby hele butikkdrift-pakken, om du ønsker det.
Oversiktlig varelager
Å ha orden på varelageret til enhver tid, er vel de fleste kremmeres drøm?
Men hva som kreves av et kassesystem for å få full kontroll over varelageret til din butikk, er avhengig av litt forskjellige ting – som for eksempel hvor mange varenummer butikken din håndterer.
Interiørforretninger og suvenirbutikker, har for eksempel ofte en mye større varenummer-mengde, enn en motebutikk spesialisert på bærekraftig klesproduksjon.
Tenk deg! Du slipper så og si den tradisjonelle varetellingen, og du blir påminnet når en av kundefavorittene på varelageret nærmer seg faretruende tomt. I tillegg, behøver du ikke etterlate en kunde alene ved diske for å se om det er mer igjen av varen de ønsker.
God support
Det er helt klart en fordel å føle at du virkelig har en kasseleverandør som virkelig backer deg og bedriften din – og som du får tak i om systemet skulle svikte.
Samtidig bør du sjekke åpningstider og support-kostnader. Litt upraktisk med et dyrt support-team som stenger klokken 16.00 på en hverdag.
Det mest ideelle er å finne noen du har god dialog med og som du føler forstår deg. Ettersom et fungerende kassesystem er helt avgjørende for at du skal kunne ha «åpen butikk», så bør det bygges et helt spesielt tillitsforhold med leverandøren. Du skal tross alt være trygg på at de kommer løpende med hjertestarteren om noe streiker.
vil du bli en del av shoplabsfamilien?
book en uforpliktende demo, da vel!