Vi er i desember og slutten av året nærmer seg fort. Endelig har den årlige tradisjonen vi alle har gledet oss til kommet igjen: varetelling. Vel, jeg overdriver kanskje litt, men enten man liker det eller ei så er varetelling noe butikkeiere må gjennom – de fleste i alle fall. De som kan slippe unna er de som ikke har varer på lager når året er omme, men det kommer jeg tilbake til litt senere.
For deg som har varer på lager eller i butikk når året er ferdig må nok en liten opptelling til, men jeg skal gjøre det enklere for deg. I denne artikkelen gir jeg deg en liten oppfrisker på varetelling – hva, hvem, når og hvordan.
Lenger ned i artikkelen finner du også en liste med 6 tips til en smidigere varetelling.
Hva er varetelling?
En varetelling er akkurat det det høres ut som: en telling av varer. Målet med varetellingen er å gi deg oversikt over alt du har av verdier på lager og i butikk så regnskapet ditt blir korrekt når året avsluttes. Det er i bokføringsforskriften om dokumentasjon av varelager vi finner kravet om varetelling – spesifikt i paragraf 6-1. Der står det svart på hvitt “Varelager skal telles ved regnskapsårets slutt.” – men akkurat når og hvordan du gjør varetellingen kommer vi tilbake til litt senere.
Hvem må ta varetelling?
Hvis du selger varer er det gode sjanser for at du har noen varer igjen når du skal avslutte regnskapsåret – da må en varetelling til. Varetelling er altså for deg som må få kontroll på den totale verdien av varelageret så regnskapet blir riktig.
Om du ikke har noen varer på lager eller i butikk når året er omme så slipper du å ta en varetelling, men det må selvfølgelig fremgå fra regnskapet at du ikke har noen varer på lager.
Hvem som gjennomfører varetellingen er opp til deg som butikkeier. Det beste er nok om du i all fall tar styringen over varetellingen, men det er helt vanlig å ha flere ansatte til å hjelpe til om lageret er stort.
Når må du ta vareteling?
Du kan selv velge når du tar varetelling, men den bør skje så nært opp mot slutten av året som mulig. De fleste gjør ikke varetelling 31.12 men finner heller en dag så nært som mulig som passer. Her er det du må huske på om du ikke tar varetelling akkurat på siste dagen i året:
Om du tar varetellingen FØR slutten av året
Dette er helt greit, men om du teller varer før slutten av året må du huske å trekke fra varer du har solgt og legge til varer som har kommet inn mellom varetellingen og 31.12.
Om du tar varetellingen ETTER slutten av året
Dette er også helt greit, men da må du huske å trekke fra varer som er kjøpt inn og legge til varer som er solgt mellom slutten av året og tellingen.
Psst! Hvis du har et godt lagersystem blir det enklere å gjøre varetellingen før eller etter datoen, da systemet holder styr på hva som blir solgt og hva som kommer inn for deg.
Hvordan gjennomfører du varetelling?
For å dokumentere varetellingen brukes varetellingslister, og teller alt du har av varer i butikk, på lager og andre steder. Ifølge Altinn skal følgende dokumenteres i listene:
- Varens art
- Antall varer
- Verdi for hver enkelt vare
- Summeringskolonne for de spesifiserte varene.
Altinn har faktisk også laget en mal for hvordan en varetellingsliste kan se ut, last den ned her.
Før du avslutter må du gå gjennom og sjekke for feil før du kan avslutte tellingen. Se spesielt etter varer med uvanlig høyt antall eller uvanlig høy verdi. Helt til slutt må listene dateres og signeres av den som har foretatt tellingen. Varelistene er regnskapsbilag og må oppbevares i 5 år.
Husk! Alle varer skal med i tellingen, også ukurante varer.
6 Tips til en smidigere varetelling
-
Rydd lageret og butikken
Ta en skikkelig opprydninge før dere setter i gang varetellingen. Pass på at alt på lageret ligger på riktig plass og at ingen varer ligger plassert der de kan bli oversett. Dette gjør at det blir lettere å få oversikt over hva som har blitt telt og varetellingen kan gå raskere.
-
Planlegg
Hvem skal være med på varetellingen? Når skal den gjennomføres? Hvordan skal du holde tellingen oppdatert om du teller før 31.12? Hva skal telles først og i hvilken rekkefølge? Har du kjørt ut tellelister fra systemet?
-
Lag en varetellingsinstruks
Dette er rett og slett bare en beskrivelse av hvordan varetellingen gjennomføres. Dette punktet er spesielt for deg som ikke skal gjøre varetellingen alene, det er viktig at alle som deltar vet hvordan de skal telle, hvem som skal telle hva, og hvordan de dokumentere hva som har blitt telt.
-
Kjør ut tellelister
Tellelister som er ferdig utfylt med alle produktene du har i sortimentet kan spare deg en del tid; lagersystemet ditt bør la deg enkelt kjøre ut slike lister. Om du ikke har muligheten til å kjøre ut ferdig utfylte lister, må du holde deg til gamlemåten og fylle ut alt selv.
-
Hold moralen oppe
Litt mat og drikke hjelper godt på få heltene dine til å duge. Så hold moralen oppe med litt snacks og korte pauser når det trengs. Ansatte med litt mat i magen og godt humør jobber nok også mer nøyaktig enn de som er sultne og gretne.
-
Ikke mist oversikten
Ha et godt system for å ha oversikt over hva som er talt og hva som må telles. Dette trenger ikke å være komplisert, men for eksempel gule klistremerker som festes på varer som har blitt telt kan holde.
Gjør varetellingen enklere
Å gjøre varetelling med fysiske tellelister lar seg absolutt gjøre for de fleste. Men i dag finnes det en del verktøy for å gjøre tellingen raskere og enklere. Det finnes hovedsakelig to metoder: RFID varetelling og varetelling med app.
RFID varetelling går veldig raskt og er utrolig enkelt, men det krever at alle varene er merket med RFID. Dette systemet er heller ikke billig, og kan for mange koste litt mer enn det smaker. Her må man veie opp hvor mye tid man sparer på tiden man sparer på varetelling på kostnaden og tiden det vil ta å få på plass RFID på alt.
Varetelling med app er neste steg fra varetelling med fysiske tellelister. Her kan du bruke mobilen til å scanne strekkoder og enkelt velge antall per vare i appen. Til slutt vil du kunne lagre ferdig utfylte tellelister og gå gjennom, godkjenne og avslutte tellingen.
Til slutt
Varetelling er en helt nødvendig del av det å drive butikk. I tillegg til å være lovpålagt gir også varetellingen deg en god sjanse til å få litt ny oversikt over butikken din. Ut fra tellingen vil du lett se hva du selger mest av, hva som blir liggende og hvor det er mest svinn. Så, i år tar du med deg tipsene fra denne artikkelen og gjør varetellingen raskere og mer nøyaktig enn noen gang før. Lykke til!
Her på Butikkbloggen skriver vi om alt som er av interesse for deg som har eller vil starte butikk/nettbutikk – hvis du har noen forslag til artikler du vil lese kan du gjerne sende meg en mail her.
Ta også gjerne en titt på vårt kassesystem her om du er på jakt etter et.