Får du frysninger av ordet «regnskap»? Du er ikke alene. For mange butikkeiere er regnskapet det som havner nederst i bunken, helt til fristen nærmer seg. Men med riktig system og noen faste rutiner blir regnskapet mindre skummelt, og du får et verktøy som faktisk hjelper deg å styre butikken.
Rådene i denne guiden bygger på samtaler vi har hatt med Anders Skjetne, tidligere i Sand Økonomi, og Julie Wium Lie og Linda Åsvold i Tripletex, supplert med praktiske tips for deg som driver fysisk butikk og kanskje nettbutikk i tillegg.
1. Kartlegg behovene før du velger økonomisystem
Tiden med penn, papir og skoesker med kvitteringer er over. Et godt økonomisystem gir deg oversikt over inntekter, utgifter og fakturaer, og gjør samarbeidet med regnskapsføreren enklere. Men ikke alle systemer passer alle butikker.
Julie Wium Lie i Tripletex anbefaler å starte med en behovsanalyse: lag en liste over hva bedriften trenger, og bruk den når du sammenligner systemer. For en butikk bør listen blant annet inneholde:
- Integrasjon mot kassesystem og eventuell nettbutikk
- Mottak og sending av EHF-faktura
- Bankintegrasjon, slik at betalinger og avstemming går automatisk
- App for å fotografere kvitteringer og godkjenne fakturaer på farten
- Lønn, hvis du har eller skal ha ansatte
- Rapporter som viser omsetning, marginer og likviditet
- Tilgang for regnskapsføreren din
- Eksport av SAF-T-fil, som Skatteetaten kan be om
Velg et skybasert system, slik at du, de ansatte og regnskapsføreren jobber i de samme tallene uansett hvor dere er. Prøv gjerne systemene gratis før du bestemmer deg, slik at du ser om brukergrensesnittet faller i smak. Sjekk også hvor enkelt det er å bytte til og fra systemet. Uten gode importfunksjoner blir flytting av kunder, leverandører og produkter en tung jobb.
2. Koble kassen til regnskapet
For en butikk er koblingen mellom kassesystem og økonomisystem det viktigste enkeltgrepet. Anders Skjetne forklarer at en integrasjon fjerner manuelt arbeid som dagsoppgjør: salget fra kassen overføres automatisk, og du slipper å taste inn tallene på nytt. Det sparer tid og reduserer risikoen for feil.
Selger du både i butikk og på nett, bør alle salg samles på ett sted. Kunden som kjøper en jakke på nett og returnerer den i butikken, skal ikke skape regnskapsmessig hodepine. Når kasse og nettbutikk deler samme lager og kunderegister, blir både lagerbeholdning og salgstall riktige uansett hvor varen er solgt.
Lagerdata som flyter automatisk, gjør det også enklere å beregne varekostnad og bruttomargin per varegruppe. Da ser du hvilke varer som tjener penger, og hvilke som binder kapital.
Husk at kassesystemet må oppfylle kravene i kassasystemregelverket. Spør leverandøren om systemet er produkterklært hos Skatteetaten, og hvilke økonomisystemer det har ferdige integrasjoner mot. Shoplabs har for eksempel integrasjon mot Tripletex.
3. Bruk EHF og digitale bilag
Julie Wium Lie mener EHF-faktura er noe av det viktigste du kan sørge for å ha på plass. EHF er elektroniske fakturaer som går rett inn i økonomisystemet ditt og føres automatisk. Du slipper å «punche» noe selv, og kan bruke tiden på andre oppgaver. Du bør likevel kikke innom jevnlig for å sjekke at alt går som det skal.
Be leverandørene dine om å sende EHF der det er mulig. Selger du til offentlige virksomheter, må du normalt også kunne sende faktura som EHF.
For kvitteringer og bilag som kommer på papir, er en app der du tar bilde og laster opp med en gang det beste grepet. Da forsvinner ingen kvitteringer i lommer og skuffer, og regnskapsføreren får bilagene fortløpende i stedet for i en stor bunke ved månedsslutt.
4. Lag faste rutiner
Anders Skjetne påpeker at kvalitet over tid krever gode arbeidsrutiner, også for regnskapet. Klare rutiner gjør at andre kan ta over hvis du eller en ansatt blir borte, og de fjerner mye av stresset som kommer av å ligge etter.
Et enkelt årshjul for en butikk kan se slik ut:
- Daglig: Ta dagsoppgjør og kontroller at kontanter og kortbetalinger stemmer med kassen.
- Ukentlig: Last opp bilag, godkjenn leverandørfakturaer og betal til forfall.
- Månedlig: Avstem bank, se over marginer og lagerverdi, og følg opp utestående.
- Hver mva-termin: Kontroller tallene og lever mva-meldingen i tide.
- Årlig: Tell varelageret og gjør klart til årsoppgjøret sammen med regnskapsføreren.
Hold også butikkens økonomi helt adskilt fra privatøkonomien, med egen bedriftskonto og eget kort til innkjøp. Da blir bankavstemmingen enklere, og du slipper å lete etter hvilke utgifter som hører til butikken.
Er du nyoppstartet, må du registrere deg i Merverdiavgiftsregisteret når omsetningen passerer 50 000 kroner i løpet av en tolvmånedersperiode. Sett en påminnelse, slik at du ikke går glipp av det.
5. Følg med på tallene som betyr noe
Regnskapet er ikke bare noe du leverer til myndighetene. Brukt riktig er det et styringsverktøy. Med et integrert system trenger du ikke vente til månedsslutt for å se hvordan det går. Du kan følge med fortløpende og reagere raskt hvis en varegruppe plutselig selger dårligere enn forventet.
Noen nøkkeltall som er nyttige for en butikk:
- Omsetning og bruttomargin per varegruppe og salgskanal
- Lagerverdi og lageromløp, så du ser hvor mye kapital som er bundet i varer
- Varer som ikke selger, før de blir dødt lager
- Likviditet fram i tid, særlig før store innkjøp til ny sesong
Rapportene bør være tilgjengelige direkte i systemet, uten at du må eksportere data til regneark og bearbeide dem manuelt.
6. Samarbeid med en regnskapsfører som kjenner bransjen
Linda Åsvold i Tripletex kaller dette et hett tips for å bli kvitt regnskapsfrykten. Det kan fort bli dyrt å spare inn kostnaden til en regnskapsfører, og tiden din er bedre brukt på å skape verdier enn på lover og regler. Regnskapsføreren holder seg oppdatert, så du slipper.
Finn en regnskapsfører som kjenner butikkbransjen og kan være en rådgiver og sparringspartner, ikke bare en som fører bilag. Still konkrete spørsmål når du velger:
- Har du erfaring med detaljhandel og nettbutikk?
- Kjenner du økonomisystemet vi bruker, eller vil du sette deg inn i det?
- Kan du hjelpe med budsjett, likviditet og vurdering av varelager?
- Hvordan vil du at vi skal levere bilag og informasjon?
Tripletex har en egen tjeneste, Regnskapsmatch, som hjelper bedrifter å finne en regnskapsfører.
Skal du bytte system? Slik går du fram
Å velge riktig system er bare halve jobben. Overgangen avgjør om du faktisk får verdien du forventer. En trygg framgangsmåte:
- Kartlegg hvilke data du har i dagens system: kunder, leverandører, varer og historikk.
- Rydd bort duplikater og utdaterte poster før du flytter noe.
- Gjør en testimport og kontroller resultatet grundig.
- Kjør gammelt og nytt system parallelt en periode, gjerne i samråd med regnskapsføreren.
- Lær opp de ansatte og lag en kort skriftlig rutine de kan slå opp i.
Velg gjerne et tidspunkt for byttet utenom de travleste periodene i butikken, og avtal med regnskapsføreren når det passer best.
Oppsummert
Kontroll over regnskapet handler mindre om tall og mer om system og vaner. Kartlegg behovene, koble kassen til økonomisystemet, bruk EHF og digitale bilag, lag faste rutiner og få hjelp av en regnskapsfører som kjenner bransjen. Da blir regnskapet et verktøy for å drive butikken bedre, ikke noe du gruer deg til.
Vil du se hvordan salg fra kasse og nettbutikk flyter rett inn i regnskapet? Book en gratis demo.
