Feb 27, 2020
Er det tungvint å lære opp nyansatte i å bruke kassesystemet? Spiser kassaoppgjøret og rapportering opp for mye av tiden din? Er du usikker på om kassasystemet følger det gjeldende lovverket? Da er det kanskje på tide med et nytt kassasystem.
I denne artikkelen tar vi en titt på dagens krav til kassasystemer og hva du kan tjene på å ha et moderne kassasystem.
1. Godkjent kassasystem
Alle kassasystem som brukes i butikk må oppfylle kravene i kassasystemloven. Kravene ble oppdatert fra 1. januar i 2019, og er nå mer omfattende enn de var tidligere. Hovedmålet med de oppdaterte kravene er å begrense svart økonomi. Her er kravene for kassasystem som gjelder for 2020 og fremover, hentet fra Lovdata.no:
Funksjoner som et kassasystem skal ha
(1) Kassasystemet skal kunne registrere vekselkasse.
(2) Kassasystemet skal kunne registrere betaling med ulike typer betalingsmiddel.
(3) Kassasystemet skal ha klokke. Klokka skal være stilt til norsk normaltid og justeres for sommertid.
(4) Kassasystemet skal klart skille mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og i elektronisk journal.
(5) Kassasystem som er tenkt til bruk for flere bokføringspliktige, skal være lagt til rette for at all kontinuerlig bruk, bl.a. betalingsmidler, blir registrert særskilt for hver enkel bokføringspliktig virksomhet.
Konsekvensene av å ikke ha et godkjent kassasystem kan være dagbøter – det er nok noe alle vil unngå. Uansett hvilken kassaleverandør du har, eller ender opp med å bytte til, må de levere en løsning som oppfyller alle disse kravene. Om det ikke kommer tydelig frem på nettsidene deres kan det være en idé å spørre om kassasystemet møter kravene.
2. Digitalisering sparer tid og penger
Tiden hvor alt måtte gjøres for hånd er faktisk over. Et digitalt og skybasert kassasystem bør gi deg en del verktøy og fordeler som lar deg spare både tid og penger. Her har jeg samlet noen av fordelene du kan se frem til:
Skybasert og trygt: Alt av data (salg, kassebalanse, varelager, rapporter) lagres automatisk og fortløpende i skyen. Dette betyr at alt av informasjon alltid er tilgjengelig og du skal ikke behøve å bekymre deg for å miste noe.
Enkelt i bruk og opplæring: Moderne kassasystemer er laget med brukeren i tankene og er derfor veldig intuitive. De er lette å lære seg og opplæring tar derfor mye kortere tid og man vil oppleve langt færre feil.
Integrasjoner: Integrasjon med regnskapssystemer gjør at man sparer penger på tiden regnskapsføreren ville brukt på å overføre data manuelt. Dette kan erfaringsmessig ta lang tid, og det blir dyrt i løpet av et år. Ditt nye kassasystem bør gjøre denne jobben automatisk.
Kjappere rutiner: Dagsoppgjøret skal kunne gå så kjapt som 30 sekunder og om kassen har integrasjon med en regnskapsløsning vil du spare masse tid der også.
Mobilitet: Nyere kassasystemer er bærbare og kan lett tas med ut av butikken om det for eksempel er en markedsdag eller liknende. Og med kobling til 4G nettverket gjør det at du kan selge som vanlig uansett hvor du er. Et kassasystem som har muligheten til å bruke 4G er også sikret om WIFI i butikken skulle slutte å fungere.
Analyse: Se når det er mest aktivitet i din butikk. Sorter etter uke, måned eller år og finn ut hvilke tider på året og tider på dagen det er mest travelt. Dette gjør at du kan planlegge vaktlister og optimalisere så du har ekstra folk når du trenger det.
3. Et estetisk løft
Kanskje ikke det viktigste for alle, men det har noe å si for mange. Det er ikke til å komme ifra at et stort grått kassaapparat i det minste ikke løfter utseendet til butikken. Et nytt kassasystem bør være stilrent og gi butikken din et moderne løft. Du er ikke bedre enn verktøyene du bruker, så en moderne butikk bør ha moderne verktøy.
4. Mer enn bare kasse
Før var det vanlig at en kassaleverandør leverte kasse og det var det hele. I dag er det litt annerledes. Noen leverandører gjør i dag litt ekstra for å hjelpe din butikk i å lykkes. Dette kan være å tilby hjelp til markedsføring, sette opp nettbutikk, tilby blogginnlegg og instruksjonsvideoer, og tilby pålitelig support.
5. Kasse tilpasset deg
Moderne kassasystemer kan også tilpasses og justeres til akkurat din butikk. Dette gjør at driften er skalerbar. Kassaleverandøren bør ha mulighet til å utvikle nye løsninger for deg og oppdatere din kasse via internett for å gi deg de funksjonene du trenger. Dette gjelder jo også om noen oppdateringer skulle være nødvendige for øke effektivitet eller bedre den daglige driften – da blir oppdateringene sendt ut automatisk.
Mulige utfordringer
Noen tenker at å lære et nytt system kan bli en utfordring, og det kan være sant. Så her gjelder det å finne et kassasystem som er intuitivt og en leverandør som kan assistere deg der det trengs (uten ekstra kostnad).
En mulig utfordring er lange eksisterende avtaler med gamle leverandører. Dette kan være litt vanskelig, men det er ikke noe den nye leverandøren din bør ha noe problem i å bistå deg med. Det er fullt mulig å slippe unna hele avtaletiden med litt god hjelp fra din nye kassaleverandør.
Det finnes mange gode leverandører der ute, men om du er ute etter å få et innblikk i hvor enkelt det kan være kan du prøve vår demo helt gratis her.
Les også gjerne vår artikkel om hvordan du kan øke salg i din butikk her.