Varetelling er for mange en av de mest tidkrevende oppgavene i forbindelse med årsavslutningen, men den finnes av en god grunn. Du må kunne dokumentere verdien av varelageret ved regnskapsårets slutt, og da må du vite hva du faktisk har. Kravet handler både om et korrekt regnskap og om at tallene skal kunne etterprøves.
Kort sagt: har du varer på lager når regnskapsåret slutter, må du telle dem. Her går vi gjennom hva regelverket krever, når tellingen kan gjøres, hva tellelistene skal inneholde – og hvordan du får jobben gjort raskere og mer nøyaktig.
Hva er varetelling?
En varetelling er akkurat det det høres ut som: en opptelling av alle varene du har i butikken, på lageret og andre steder. Målet er å fastsette hvor mye varelageret er verdt, slik at regnskapet blir riktig når året avsluttes.
Kravet står i bokføringsforskriften, i reglene om dokumentasjon av varelager (§ 6-1). Hovedregelen er at varelageret skal telles ved regnskapsårets slutt.
Varetellingen er også nyttig for deg selv. Varelageret er en eiendel i regnskapet, og verdien påvirker resultatet direkte. Settes lageret for høyt, ser resultatet bedre ut enn det er. Settes det for lavt, blir resultatet for svakt. I tillegg er tellingen den eneste måten å få et sikkert bilde av svinn, feilregistreringer og varer som ikke lenger kan selges til full pris.
Kan du slippe å telle varelageret?
Du slipper bare selve tellingen dersom du faktisk ikke har varelager ved regnskapsårets slutt – da finnes det ingenting å telle. Det må likevel gå frem av regnskapet at beholdningen er null, og du bør kunne dokumentere det om du får spørsmål i ettertid.
Unntaket ligger altså ikke i at du får fritak, men i at det ikke finnes et varelager. Selger du varer, er det svært sannsynlig at du har noe igjen på hyllene når året er omme, og da må varetellingen gjøres.
Hvem som teller, er opp til deg. Det er vanlig at butikkeieren leder tellingen og får hjelp av de ansatte, særlig når lageret er stort.
Les også: Få kontroll på varelageret på 1-2-3.
Når må du telle?
Tellingen skal gjenspeile beholdningen ved regnskapsårets slutt. De fleste butikker har kalenderår som regnskapsår, og da er det 31. desember som gjelder. Få teller akkurat den dagen – det vanlige er å finne en dag så nær årsskiftet som mulig, for eksempel i romjulen eller i starten av januar. Det viktige er at du justerer for det som skjer mellom tellingen og årsskiftet:
- Teller du før årsskiftet, må du trekke fra varer som selges og legge til varer som kommer inn fra tellingen og til og med 31. desember.
- Teller du etter årsskiftet, må du legge til varer som selges og trekke fra varer som kommer inn fra 1. januar og frem til tellingen.
Har du et lagersystem som registrerer alle tilganger og avganger på en pålitelig måte, blir disse justeringene langt enklere. Med et slikt lagerregnskap kan tellingen også gjøres på et annet tidspunkt i løpet av året, så lenge bevegelsene frem til årsskiftet kan dokumenteres. Avklar gjerne tidspunkt og rutiner med regnskapsfører eller revisor.
Hva skal tellelisten inneholde?
Tellingen dokumenteres med varetellingslister. Den ferdige dokumentasjonen av varelageret skal vise:
- Varens art – hvilken vare som er talt
- Antall, med måleenhet (stk, meter, kg osv.)
- Verdien av hver enkelt vare
- En summering av de spesifiserte varene
Dokumentasjonen skal dateres, og det skal gå frem hvem som har gjennomført tellingen. Den skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.
Husk at alle varer skal med, også ukurante varer, skadede varer og varer som står på et annet lager. Hvordan ukurante varer skal verdsettes, bør du avklare med regnskapsføreren din. Og før du avslutter tellingen: se over listene etter feil, særlig varer med uvanlig høyt antall eller uvanlig høy verdi.
Mangler dokumentasjonen, eller er tellingen gjort på en måte som ikke kan etterprøves, kan det skape problemer både for revisor og ved en eventuell kontroll fra Skatteetaten.
Slik gjennomfører du varetellingen
God planlegging er forskjellen på en telling som går greit og en som tar mye lengre tid enn nødvendig. Disse grepene gjør jobben raskere og mer nøyaktig:
1. Planlegg i god tid
Bestem dato, hvem som skal være med og i hvilken rekkefølge butikken og lageret skal telles. Teller du før årsskiftet, må du også bestemme hvordan salg og varemottak frem til 31. desember skal registreres.
2. Rydd og del inn i soner
Sørg for at alle varer står på fast plass, at returvarer er sortert og at skadede varer er skilt ut. Del butikken og lageret inn i nummererte soner, så det er lett å fordele arbeidet og se hva som er ferdig.
3. Lag en telleinstruks
En kort beskrivelse av hvordan tellingen skal gjøres: hvem som teller hva, hvordan listene fylles ut, og hva man gjør med varer som ikke står på listen. Dette er særlig viktig når flere er med.
4. Ta ut tellelister fra systemet
Tellelister med alle varene i sortimentet ferdig utfylt sparer mye tid. Da trenger de som teller bare å registrere antallet. Har du ikke denne muligheten, må listene fylles ut for hånd.
5. Stopp varemottaket
Varer som kommer inn mens dere teller, skaper lett forvirring. Få ferdigbehandlet varemottak før tellingen, og avtal med leverandørene at det ikke leveres på telledagen.
6. Tell i par og merk det som er talt
Én teller og én noterer, så kan dere kontrollere hverandre underveis. Merk hyller eller varer som er ferdig talt, for eksempel med klistrelapper, så ingenting blir talt to ganger eller glemt.
7. Hold motet oppe
Litt mat, drikke og korte pauser gjør underverker. Folk som er mette og i godt humør, teller mer nøyaktig.
Etter tellingen: kontroll og analyse
Når selve tellingen er ferdig, gjenstår kontrollen. Den er like viktig som tellingen, fordi det er her du fanger opp feil:
- Sammenlign talt og registrert beholdning, og se nærmere på de største avvikene.
- Tell på nytt der avvikene er store – gjerne med en annen person enn den som telte første gang.
- Noter årsaken til avvik der du kan: skadede varer, feil ved varemottak eller svinn.
- Oppdater lagersystemet med de korrigerte tallene.
- Arkiver dokumentasjonen ordnet og sikkert.
Bruk også resultatet. Tellingen viser hva som selger, hva som blir liggende og hvor svinnet er størst. Varer som har ligget lenge binder kapital, og det kan være bedre å selge dem ut på kampanje før verdien faller mer. Noter også hva som fungerte og hva som bør gjøres annerledes neste gang.
Verktøy som gjør varetellingen enklere
Papirlister og regneark fungerer fint for mange mindre butikker. Et regneark bør ha kolonner for varenummer, varenavn, plassering, antall, verdi per enhet og sum. Ulempen er at alt må tastes inn for hånd, og tastefeil sniker seg lett inn.
Det finnes to vanlige måter å gjøre tellingen raskere på:
- Telling med app og strekkodeskanning. Du skanner varen med mobilen eller en håndterminal og legger inn antallet. Flere kan telle samtidig, og tellelistene lagres ferdig utfylt, klare til gjennomgang og godkjenning.
- RFID-telling. Går svært raskt, men krever at alle varer er merket med RFID. Vei tiden du sparer opp mot kostnaden og arbeidet med å merke hele sortimentet.
Det viktigste verktøyet er likevel et kassesystem med integrert lager. Når hvert salg, hver retur og hvert varemottak oppdaterer beholdningen automatisk, har du alltid et oppdatert utgangspunkt for tellingen, og avvikene du finner, viser reelle problemer – ikke bare etterslep i registreringen. Selger du også på nett, bør kasse og nettbutikk dele samme lager. Shoplabs har integrert lager og en egen app for varetelling: dere skanner varene med mobilen, flere kan telle samtidig, og tellingen oppdaterer lagerbeholdningen når den er godkjent. Les mer om kassesystemet.
Varetelling er en nødvendig del av det å drive butikk, men den trenger ikke å være et mareritt. Med god planlegging, ryddige lister og et system som holder styr på lageret gjennom året, blir tellingen raskere – og du får et bedre grunnlag for innkjøp og drift.
